Ważne zmiany w KSeF – nowe certyfikaty i zasady upoważnień

Od 1 listopada 2025 r. Ministerstwo Finansów uruchomiło Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). To nowy system, w którym przedsiębiorcy oraz osoby uprawnione mogą składać wnioski o certyfikaty potrzebne do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0).

1. Czym jest certyfikat KSeF?

Certyfikat KSeF to cyfrowy certyfikat kryptograficzny wydawany przez Ministerstwo Finansów. Pełni rolę „podpisu technicznego” i służy do potwierdzania tożsamości użytkownika w środowisku KSeF.

Dzięki niemu można:

  • uwierzytelniać się w KSeF (logowanie do systemu),

  • wystawiać e-faktury w trybie offline – np. gdy KSeF nie działa,

  • logować się automatycznie przez programy księgowe i fakturowe (API KSeF 2.0),

  • potwierdzić tożsamość i uprawnienia osób korzystających z KSeF.

2. Terminy i zasady działania certyfikatów

  • Wnioski o certyfikaty można składać w MCU od 1 listopada 2025 r.

  • Certyfikaty można generować już teraz, ale aktywnie działają dopiero od 1 lutego 2026 r.

  • Współpracują z oprogramowaniem księgowym korzystającym z API KSeF 2.0.

  • Dotychczas stosowane tokeny będą działać do końca 2026 r.

3. Jak można logować się do KSeF 2.0?

Oprócz certyfikatu KSeF dostępne są również:

  • podpis zaufany (Profil Zaufany),

  • podpis kwalifikowany.

Certyfikat jest jednak najwygodniejszą metodą dla firm korzystających z programów księgowych oraz w trybie offline.

4. Certyfikaty offline – kiedy są potrzebne?

Do działania standardowego (online) nie trzeba posiadać certyfikatu wystawcy faktury.

Certyfikat jest potrzebny, gdy:

  • chcemy wystawiać faktury w trybie offline,

  • KSeF ma przerwę techniczną lub awarię,

  • korzystamy z programów, które automatycznie wyślą faktury po przywróceniu działania systemu.

5. Kto może uzyskać certyfikat?

Certyfikat może otrzymać:

  • osoba fizyczna posiadająca uprawnienia do korzystania z KSeF (PESEL lub NIP),

  • osoba fizyczna zgłoszona wcześniej w ZAW-FA,

  • przedsiębiorca (np. jednoosobowa działalność gospodarcza),

  • spółka lub inny podmiot posiadający NIP – po uwierzytelnieniu się pieczęcią kwalifikowaną (pieczęć kwalifikowana jest narzędziem odpłatnym).

6. ZAW-FA — kiedy jest wymagany?

ZAW-FA składają podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. spółki, fundacje, stowarzyszenia), aby wskazać pierwszą osobę, która będzie zarządzała ich kontem w KSeF.

Formularz ZAW-FA służy do:

  • nadania lub odebrania uprawnień do KSeF,

  • wyznaczenia pierwszej osoby zarządzającej KSeF w imieniu firmy,

  • zgłoszenia zmian (np. zmiana zarządu, zmiana księgowego),

  • sytuacji, w których:

    • podmiot nie posiada kwalifikowanej pieczęci,

    • podpis kwalifikowany osoby uprawnionej nie zawiera NIP lub PESEL (m.in. obcokrajowcy).

Uwaga:
W ZAW-FA można wskazać wyłącznie jedną osobę z pełnym zakresem uprawnień.
Kolejne osoby można upoważniać już bezpośrednio w KSeF, elektronicznie.

7. Gdzie złożyć ZAW-FA?

  • w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby firmy,

  • pocztą,

  • elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy.

8. Dlaczego warto uzyskać certyfikat już teraz?

Wcześniejsze uzyskanie certyfikatu pozwala:

  • zweryfikować dane i uprawnienia osób korzystających z KSeF,

  • przygotować oprogramowanie księgowe do pracy z certyfikatami,

  • przetestować proces generowania certyfikatów w MCU,

  • uniknąć problemów po wejściu obowiązku KSeF 2.0.

9. Jak uzyskać certyfikat?

Wniosek składa się online przez:

Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Link jest dostępny pod adresem: Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – KSeF (Krajowy System e-Faktur)
(logowanie: login.gov.pl lub podpis kwalifikowany).

keyboard_arrow_up