Od 1 maja 2026 r. (1 stycznia 2026 r. dla sektora publicznego) zacznie obowiązywać nowa definicja okresu zatrudnienia w Kodeksie pracy. Do stażu pracy – od którego zależą m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatek stażowy czy długość wypowiedzenia – będzie można zaliczać również inne formy aktywności zawodowej niż tylko etat.

1. Co będzie wliczane do stażu pracy
• okresy prowadzenia działalności gospodarczej (także z tzw. „ulgą na start”),
• okresy pracy na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług,
• okresy pozostawania osobą współpracującą,
• okresy członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
• okresy pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż umowa o pracę,
• okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu opieki nad dzieckiem – jeśli były opłacane składki emerytalno-rentowe.

Wszystkie te okresy będą wliczane do tzw. ogólnego stażu pracy, a jeżeli dana aktywność była wykonywana na rzecz obecnego pracodawcy – również do stażu zakładowego (np. wykonywanie zlecenie u tego samego pracodawcy będzie miało wpływ na długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę).

2. Dokumentowanie okresów
Podstawą zaliczenia okresów będzie zaświadczenie z ZUS potwierdzające podleganie ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym. Wniosek o wydanie zaświadczenia przez ZUS pracownik będzie składał do ZUS w postaci elektronicznej, za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS.

W przypadku np. studentów na zleceniu lub pracy za granicą – możliwe będzie udokumentowanie innymi wiarygodnymi dokumentami (np. zaświadczenia od pracodawcy zagranicznego, dokumenty podatkowe, ubezpieczeniowe).

3. Przepisy przejściowe
Pracownicy zatrudnieni:
• w sektorze publicznym – będą mogli dostarczyć dokumenty do 1 stycznia 2028 r.
• w sektorze prywatnym – do 1 maja 2028 r.

Po tym terminie pracodawca nie będzie musiał uwzględniać spóźnionych dokumentów. Zaliczone okresy będą wpływać na uprawnienia dopiero od dnia wejścia w życie przepisów – nie ma więc prawa do wyrównania świadczeń za okres wcześniejszy.

4. Wyjątki
1. Trwające nabory na stanowiska wymagające od kandyta określonego stażu pracy rozpoczęte przed wejściem ustawy będą rozstrzygane według starych zasad.
2. Trwające wypowiedzenia złożone przed 1.01.2026 r. (lub 1.05.2026 r. w sektorze prywatnym) będą liczone na dotychczasowych zasadach – bez nowych okresów.

5. Od kiedy przepisy obowiązują
• Sektor publiczny – od 1 stycznia 2026 r.
• Sektor prywatny – od 1 maja 2026 r.

Podsumowanie dla pracodawców
Nowelizacja oznacza konieczność ponownego przeliczenia stażu pracy po przedstawieniu przez pracowników dokumentów. Warto już teraz przygotować procedury i poinformować pracowników o wymaganych zaświadczeniach z ZUS.